04/10/2017

Programar mejor para implantar bien

Programar-mejor-para-implantar-bien

AUTOR DEL COMENTARIO:

Alberto Jorge

Licenciado en Física y en Psicología Organizacional y Máster en Dirección de Empresas, 42 años como académico.

En artículos anteriores he intentado explicar el valor y la importancia enorme que tiene una correcta implantación de los Planes Estratégicos y los Cuadros de Mando en una empresa o institución. Imagino que ha quedado claro.

Un Plan Estratégico que se queda en un armario, poco impactará en los cambios que deben realizarse, en un mundo que se transforma a una velocidad imprevisible. Pero ahora insistiré en un aspecto clave en el proceso de implantación estratégica, que es la “programación” de nuestras actividades en nuestra agenda y la de nuestros colaboradores.

Hace unos días, escribiendo sobre este tema para una empresa en la que colaboro, esbozaba la diferencia entre “planificar” y “programar”. Decía que puede realizarse una adecuada planificación, pero si la misma no la distribuyo equilibrada y sistemáticamente en mi agenda, si no la programo, estaré amenazando a que esa planificación se quede solo en un compendio de buenas intenciones, que no bastan para el proceso transformativo.

Sin duda el proceso de llevar lo medular de un Plan Estratégico y de los Cuadros de Mando a las agendas es complicado y requiere de creatividad para ser capaces de trasladar al día a día las prioridades trazadas. El principio de Pareto nos enseña que con el 20% de nuestro tiempo y acciones podemos lograr el 80% de los resultados. Pero esto es mucho más fácil de expresar que de aplicar, ya que todo ello tiene que ver con una de las habilidades directivas en la que tenemos más margen de mejora: el uso adecuado del tiempo. Determinar las principales acciones y tareas que debo programar y acometer cada mes, semana, día y hora, para que produzcan el impacto necesario para cumplir mis aspiraciones, es un tema estratégico y muy relevante.

En este artículo que comenté anteriormente concretaba algunos puntos a tener en cuenta:

Planificar es tener claro qué debo hacer, pero programar es determinar cuándo y cómo lo voy a hacer. Cuanto mejor planifiquemos y programemos nuestro tiempo, seremos más productivos y tendremos mejores resultados. Muchas veces trabajar más horas no es trabajar mejor.

  • Es muy importante delegar tareas que no son las estratégicas, pero recordemos que se delegan facultades, no responsabilidad. En no pocas ocasiones los directivos tienden a trasladar responsabilidades a sus subordinados y no le ofrecen las facultades para cumplirlas. Realmente las responsabilidades deben compartirse y empoderar a los subordinados para alcanzar los objetivos.
  • Hay que intentar que todos los objetivos y acciones de los CUADROS DE MANDO estén debidamente colocados en nuestras agendas.
  • No permitamos la “delegación a la inversa”, es decir, pedir a los subordinados que nos traigan todas las decisiones que están en sus funciones y así liberarnos nosotros de responsabilidades, porque esto arruina su tiempo e incomoda a los directivos subordinados.
  • Recordemos que estudiar, prepararse para un tema o asunto, también debe planificarse. No dejarse llevar por la “hiperoperatividad”. No basta con apuntar día y hora de una reunión, también hay que reservar el tiempo para prepararla detalladamente.
  • El concepto de “puertas abiertas”, o sea estar siempre a disposición de todo el que llega a consultarnos o compartir algo, como aspecto político y emocional es adecuado, pero abusar del mismo incidirá en que su tiempo se lo planifiquen los demás y esto no resulta. Es preferible destinar tiempo a ello y por otra parte programar despachos individuales o colectivos destinados a estos fines.

¿Cree usted que cumplimos estas recomendaciones? Seguiremos este análisis

Fotografía: ISOTools

Un comentario en “Programar mejor para implantar bien

  1. Juan Ruiz says:

    Esto, parafraseandolo a usted, es el pollo del arroz con pollo.

    Bajo mi punto de vista es el punto donde mueren y fracasan la mayoría de planes estratégicos. La inmediatez y el corto plazo inunda hoy en día un gran número de organizaciones, especialmente las pymes.

    Otro punto de debate que planteo es la creciente tendencia a la “optimización de puestos de trabajo” o el “incremento de tareas” entre los mandos intermedios y los entre los puestos de trabajo más operativos de las organizaciones. Por decirlo claramente, tareas que son claramente para 3 personas las acaba realizando 1…para optimizar costes. ¿Manda el plan estratégico o el plan financiero?

    Saludos!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *